Le calcul de l’Index pour l’égalité des rémunérations

Le gouvernement avait annoncé en mars 2018 son intention de créer un indicateur pour mesurer les écarts de rémunération à partir de 2019 et pousser les entreprises de plus de 50 salariés à les réduire, avec la menace de sanctions financières au bout de trois ans pour les plus récalcitrantes dont l’une qui pourra aller jusqu’à 1% de la masse salariale.

Ces mesures ont finalement été intégrées dans la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » validée par la Conseil Constitutionnel et publiée au Journal Officiel le 6 septembre 2018 (articles 104 et 105).

Le législateur a ainsi opté pour le calcul d’un Index comprenant 5 critères d’évaluation pour les entreprises de plus de 250 salariés :

• Le critère « écart de rémunération » sur 40 points ;
• Le critère « écart du taux d’augmentations annuelles » sur 20 points ;
• Le critère « écart du taux de promotions » sur 15 points ;
• Le critère « taux d’augmentations à un retour de congé maternité » sur 15 points ;
• Le critère « répartition parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations » sur 10 points.

 

A noter : seuls 4 critères ont été retenus pour les entreprises de 50 à 250 salariés, les critères liés aux promotions et aux augmentations ont fusionné pour que ne soit retenu que le critère des augmentations annuelles.

 

L’ensemble porte donc sur 100 points, sachant que 75 points devront être acquis pour éviter une sanction. Les entreprises devront mesurer les 5 critères et publier la note globale de l’Index :

• Dès le 1^er mars 2019 pour les entreprises de plus de 1000 salariés ;
• Dès le 1^er septembre 2019 pour les entreprises de 250 à 1000 salariés ;
• Dès le 1^er mars 2020 pour les sociétés de plus de 50 salariés.

 

Remarque : Le Ministère du Travail a annoncé que ces indicateurs pourront être calculés de façon automatique via les logiciels de paie des éditeurs à partir du second trimestre prochain.

 

Les règles communes pour le calcul de chaque indicateur

La période de référence

Les indicateurs doivent être calculés chaque année, au plus tard le 1er mars, à partir des données de l’année précédente. Sachant que, « l’année précédente » ne correspond pas nécessairement à une année civile, l’employeur reste libre de déterminer la période de son choix sous validation du Comité social et économique (CSE).

A titre d’exemple, des résultats publiés au 1er mars 2020 pourront portés sur la période du 1er juin 2018 au 31 mai 2019. De la même manière, les résultats publiés au 1er mars 2021 porteront sur la période du 1er juin 2019 au 31 mai 2020.

Il est possible, pour les entreprises de 50 à 250 salariés, de déroger à ce principe pour le calcul de l’indicateur « écart du taux d’augmentations » en prenant une période de référence pluriannuelle, et partant ainsi des données des deux ou trois années précédentes.

 

Attention : les entreprises de plus de 250 salariés soumises à l’obligation de publication au 1er septembre 2019 ne peuvent pas calculer leurs indicateurs sur la base des données de septembre 2018 à août 2019. L’entrée en vigueur différée du décret pour les entreprises de moins de 1000 salariés à simplement pour but de laisser suffisamment de temps aux TPE-PME de s’adapter à la mise en place de ce dispositif. Il n’est pas possible non plus, pour l’employeur, de changer de période annuelle de référence d’une année sur l’autre, sauf si celui-ci justifie, auprès de la DIRRECTE, avoir des raisons exceptionnelles ou particulières de le faire.

 

Les éléments de rémunération

La rémunération annuelle brute moyenne de chaque salarié, au sens de l’article L. 3221-3 du Code du Travail, soit être reconstituée en équivalent temps plein sur la période de référence annuelle concernée.

Certains éléments de rémunérations ne sont pas à prendre en compte pour le calcul de ces indicateurs :

• Les indemnités de licenciement (et de rupture conventionnelle) et de départ à la retraite ;
• Les primes ne concernant pas la personne du salarié mais liées à son poste de travail (prime de panier, prime de salissure, prime de grand déplacement etc…) en revanche les primes collectives attribuées à tous les salariés sont à inclure (prime de vacances ou prime de transport) ;
• Les primes d’ancienneté ;
• Les heures supplémentaires et complémentaires ;
• Les versements effectués au titre de l’intéressement et de la participation.

 

A noter : Les indemnités de congés payés, versées en fin de contrat, sont prises en compte car elles correspondent à du salaire différé. En revanche pour les rémunérations correspondant à un dimanche ou à un jour férié, seul est pris en compte, le montant de base du salaire. Avec une exception toutefois pour le travail dominical effectué en plus de l’horaire hebdomadaire prévu, l’intégralité de la rémunération ne doit pas être prise en compte au même titre que celle versée pour heures supplémentaires et complémentaires.

 

L’effectif salarial à prendre en compte

Tous les salariés doivent être pris en compte, de plus, cet effectif salarial doit être apprécié sur la période de référence. Sont cependant exclus des effectifs de l’entreprise :

• Les apprentis et titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
• Les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ;
• Les salariés expatriés ;
• Les salariés absents plus de la moitié de la période de référence.

 

A noter : les caractéristiques individuelles des salariés (âge, catégorie de poste) sont appréciées au dernier jour de la période de référence ou au dernier jour de présence du salarié dans l’entreprise.

 

Le calcul de l’Index au niveau de toutes entités légales

L’Index doit être calculé au niveau de chaque entreprise constituant une entité légale :

• Lorsqu’il s’agit d’une seule entreprise sans autres entités : l’Index est calculé ai niveau de l’entreprise ;
• Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, le calcul des indicateurs est effectué au niveau de l’entreprise et non de l’établissement ;
• Lorsque plusieurs entreprises appartiennent à un groupe, les indicateurs doivent être calculés au niveau de chaque entreprises ;
• Lorsqu’il existe une Unité économique et sociale (UES) reconnue comme telle, qu’elle s’est constituée d’une CSE et qu’elle comprend au moins 1000 salariés, l’Index doit être apprécié au niveau de l’UES.

Les méthodes de calcul des différents indicateurs

Le calcul de l’indicateur « écart de rémunération »

Le regroupement des salariés

 

Cet indicateur permet de calculer l’écart de rémunération à partir d’une moyenne, par tranche d’âge et par catégories de « postes équivalents ». Les salariés sont alors répartis en groupe, selon quatre tranches d’âge et par catégorie de postes équivalents. Les tranches d’âges sont : Moins de 30 ans, de 30 à 39 ans, de 40 à 49 ans et 50 ans et plus.

S’agissant des catégories de postes équivalents, l’employeur a le choix de répartir les salariés, après consultation du CSE, par niveau ou coefficient hiérarchique, en application de la classification de branche ou d’une autre méthode de cotation de postes. La méthode sera donc adoptée uniquement après avis du CSE. Si l’employeur ne souhaite pas recourir à ces catégories de postes équivalents ou si ces méthodes ne permettent pas de calculer l’indicateur, l’employeur doit alors répartir les salariés entre les quatre catégories socioprofessionnelles :

• Ouvriers ;
• Employés ;
• Techniciens et agents de maîtrise ;
• Ingénieurs et cadres.

 

Si l’employeur opte pour ce choix, le consentement du CSE n’est pas requis. Le Ministère du Travail laisse la possibilité aux entreprises de regrouper les catégories socioprofessionnelles « OUVRIERS » et « EMPLOYES » si elles correspondent au premier échelon de leur convention collective de branche. En revanche il est interdit de créer des catégories socioprofessionnelles distinctes de celles exposées ci-dessus.

Le calcul du pourcentage d’écart pour chaque groupe

Seuls les groupes comprenant au moins 3 hommes et 3 femmes sont pris en compte pour le calcul du présent indicateur. La rémunération moyenne des femmes et des hommes est calculée pour chacun des groupes en calculant le salaire en équivalant temps plein pour chaque salarié puis en faisant la moyenne. Le calcul se fait de la manière qui suit :

La rémunération moyenne des hommes – rémunération moyenne des femmes = X puis X / la rémunération moyenne des hommes = le pourcentage d’écart du groupe.

 

L’application d’un seuil de pertinence

Les pourcentages de chaque groupe obtenus ci-dessus sont ensuite modulés par l’application d’un second pourcentage appelé « le seuil de pertinence ». Il est précisé que ce pourcentage est fixé :

• A 5% si les groupes sont constitués par catégories socioprofessionnelles ;
• A 2% s’ils sont constitués par niveau ou coefficient hiérarchique (ou par cotation de postes).

Ces seuils sont ensuite déduits du résultat lorsque l’écart de rémunération est positif (sans que le résultat devienne négatif, les textes posent un plancher à 0). A l’inverse, ces seuils sont ajoutés lorsque l’écart de rémunération est négatif (sans que le résultat ne dépasse 0).

Le calcul du pourcentage d’écart au niveau de l’entreprise

Les écarts obtenus pour chaque groupe (négatifs comme positifs) sont ensuite ramenés à l’effectif total des groupes dans l’entreprise selon les calculs suivants : d’abord l’effectif du groupe / par l’effectif total des groupes validés = le ratio de l’effectif du groupe. Ensuite, l’écart de chaque groupe x ce ratio = le résultat de chaque groupe. Enfin, tous les résultats des groupes sont additionnés pour donner l’écart global de l’entreprise.

Le montant ainsi obtenu (arrondi à la 1ère décimale) conduit à l’attribution des points (rappel : 40 points maximum pour cet indicateur).

 

A noter : cet indicateur se calcul de la même manière pour les entreprises de 50 à 250 salariés.

 

Le calcul de l’indicateur « écart de taux d’augmentations individuelles »

Cet indicateur permet de comparer le pourcentage de salariés augmentés parmi les hommes à celui des salariées augmentées parmi les femmes pour chacun des quatre groupes socioprofessionnels. Sachant que pour le calcul de cet indicateur, la répartition des salariés s’effectue obligatoirement selon les 4 catégories socioprofessionnelles.

Seuls les groupes comprenant au moins 10 femmes et 10 hommes sont pris en compte. Sachant que dans chaque groupe, le calcul porte sur le pourcentage d’hommes et de femmes ayant été augmenté au cours de la période de référence. Seules les augmentations individuelles sont prises en compte, sauf si celles-ci correspondent avec une promotion. Cet indicateur est calculé en pourcentage, pour chacune des catégories socioprofessionnelles de la façon qui suit :

Taux d’augmentations des femmes – taux d’augmentations des  hommes = pourcentage d’écart dans un des groupes.

L’écart est ensuite modulé en fonction du poids du groupe socioprofessionnel dans l’ensemble des salariés regroupés dans l’entreprise.

 

Le calcul de l’indicateur « écart de taux de promotions »

Cet indicateur permet de comparer le pourcentage de salariés promus parmi les hommes à celui des salariées augmentées parmi les femmes pour chacun des quatre groupes socioprofessionnels. Cet indicateur est calculé selon les mêmes modalités que celui afférent aux augmentations individuelles, toutefois il porte sur les salariés ayant bénéficié d’une promotion.

Le calcul de l’indicateur « écart d’augmentations » pour les entreprises de 50 à 250 salariés

Rappel : pour les entreprises de 50 à 250 salariés, les deux indicateurs « écart d’augmentations » et « écart de promotions » ont fusionné pour ne devenir qu’un seul indicateur, à savoir celui d’« écart d’augmentation ».

 

Les taux d’augmentations des femmes et des hommes sont calculés, en pourcentage, comme la proportion de salariés augmentés au cours de la période de référence. Sont prises en comptes toutes les augmentations individuelle, qu’elles correspondent ou pas à une promotion.

L’écart de taux d’augmentations est égal à la valeur absolue de la différence entre les taux d’augmentations des hommes et le taux d’augmentations des femmes. Il faut ensuite appliquer le résultat obtenu au nombre de femmes, ou au nombre d’hommes pris en compte dans le calcul, en choisissant le plus petit de ces deux nombres.

Le calcul de l’indicateur « pourcentage de salariées ayant bénéficié d’une augmentation dans l’année suivant leur retour de congé maternité »

Cet indicateur permet de retenir le pourcentage de salariées revenues de congé maternité pendant l’année de référence et ayant bénéficié d’une augmentation à leur retour sur cette même période, lorsque des augmentations sont intervenues dans l’entreprise pendant la durée de leur congés. Parmi ces salariées, seules sont prises en compte celles ayant eu un congé maternité durant lequel des augmentations salariales (générales ou individuelles) ont eu lieu dans l’entreprise.

L’indicateur est calculé en divisant le nombre de femmes dont le salaire de base a été augmenté à leur retour de congé maternité, par le nombre total de salariées ayant bénéficié d’un congé maternité.

Remarque : Si plusieurs femmes sont parties en congé maternité sur l’année de référence, et qu’une seule d’entre elles n’a pas été augmentée alors qu’elle relève d’une catégorie où le salaire de base a été augmenté, la note de l’indicateur est de 0.

 

A noter : Cet indicateur se calcul de la même manière pour les entreprises de 50 à 250 salariés.

 

Le calcul de l’indicateur « répartition parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations »

Cet indicateur permet de déterminer le nombre d’hommes ou de femmes les moins nombreux parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations sur la période de référence. Si parmi les 10 salariés, on trouve :

• 4 ou 5 salariés de chaque sexe, l’entreprise obtient 10 points ;
• 2 ou 3 salariés de l’un ou l’autre sexe, l’entreprise obtient 5 points ;
• au plus 1 salarié de l’un ou l’autre sexe, l’entreprise obtient 0 points.

A noter : Cet indicateur se calcul de la même manière pour les entreprises de 50 à 250 salariés.

Autres précisions

Les indicateurs non calculables

Il est parfois impossible de calculer certains indicateurs, dans ce cas les autres indicateurs doivent quand même être calculés et le nombre de points, ainsi obtenus, doit être ramené sur 100 en utilisant la règle de proportionnalité. Toutefois, si le nombre de points maximum obtenu au total est inférieur à 75 points, la note finale ne pourra pas être calculée. Dans ce cas précis, la sanction pécuniaire, de 1% de la masse salariale, attribuée aux entreprises ayant moins de 75 points, ne pourra leur être appliquée. Cependant, ceci n’exonère pas les entreprises, de leur obligation de transmettre les indicateurs pouvant être calculés au CSE ainsi qu’au Ministère du Travail.

La politique correctrice des inégalités en cours

 

Lorsque l’indicateur « écart de rémunération » est calculable et qu’il existe effectivement un écart de rémunération pénalisant l’un des deux sexes :

 

Pour les entreprises de plus de 250 salariés :

L’entreprise obtiendra, automatiquement, le maximum de points pour l’indicateur « taux d’augmentation » si les écarts de constatés, au niveau des augmentations, est plus favorable à la population ayant les plus faibles rémunérations. De même, l’entreprise obtiendra, automatiquement, le maximum de points pour l’indicateur « taux de promotions » si les écarts de constatés, au niveau des promotions, est plus favorable à la population ayant les plus faibles rémunérations.

 

Pour les entreprises de 50 à 250 salariés :

L’entreprise obtiendra, automatiquement, le maximum de points pour l’indicateur « taux d’augmentation » si les écarts de constatés, au niveau des augmentations, est plus favorable à la population ayant les plus faibles rémunérations.

Les mesures de publication

Les entreprises sont confrontées à trois niveaux de publication : elles doivent, tout d’abord, publier leur niveau global de résultat sur leur site Internet. A défaut de site internet, ce résultat doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen. En cas de défaut de publication, les entreprises encourent une sanction de 1% des rémunérations et gains.

Les indicateurs et le niveau de résultat obtenus doivent, ensuite, être mis à  disposition du CSE via la « base de données économiques et sociales » (BDES). Les résultats doivent être accompagnés de toutes sortes de précisions permettant de bien comprendre la méthodologie utilisée pour le calcul des indicateurs. Si toutefois les indicateurs sont incalculables, les résultats doivent être accompagnés de toutes les informations et preuves permettant de justifier de défaut de calcul des indicateurs concernés. En l’absence de mise à disposition de ces informations au CSE, les entreprises encourent une amende de 7 500€ au titre d’une entrave au fonctionnement régulier du CSE.

Enfin, chaque entreprise doit transmettre les indicateurs et le niveau de résultat obtenus aux services du Ministre du Travail. Ces informations seront transmises par voie de télé-déclaration.

A noter : Pour aider les entreprises à calculer les écarts de salaire, l’administration a publié des tableurs prêts à l’emploi, « en attendant que les éditeurs de paie mettent à jour leurs outils ».

 

Sources :

• Loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » ;
• Décret n° 2019-15 du 8 janvier 2019 portant application des dispositions visant à supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes dans l’entreprise et relatives à la lutte contre les violences sexuelles et les agissements sexistes au travail ;
• Instruction DGT n° 2019/03 du 25 janvier 2019 relative aux nouvelles dispositions visant à supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes ;

 

Alison BARON-GEFFRAY
In Extenso Social