Bulletin de paie dématérialisé : faut-il l’adopter ?

Si autrefois la remise du bulletin de paie au salarié se faisait obligatoirement sous format papier, aujourd’hui il est possible de le faire sous format dématérialisé. Ayant connu une simplification en 2017, en 2018 les employeurs ont le choix entre la version dématérialisée ou classique. Alors faut-il dématérialiser le bulletin de paie ?

La consultation pour le salarié

Avec la version dématérialisée, le salarié ne reçoit plus d’exemplaire papier de son bulletin de salaire. Ce dernier est en effet, lié au Compte Personnel d’Activité (le CPA) dont dispose chaque salarié. À ce compte sera associé un coffre-fort électronique dans lequel seront conservés tous les bulletins de salaire. Cependant, les bulletins de salaire ne seront disponibles que si l’employeur a opté pour le bulletin dématérialisé.

Les conditions nécessaires à sa mise en place

Les conditions de mise en place du bulletin de salaire dématérialisé sont gérées par l’article 54 de la loi travail. Les conditions principales sont les suivantes :

• La disponibilité : le bulletin de salaire dématérialisé doit être tenu à la disposition du salarié pendant 50 ans et jusqu’à qu’il ait atteint l’âge de 75 ans.
• L’accessibilité : le salarié doit pouvoir récupérer très facilement son bulletin de salaire sans manipulation complexe
• L’intégrité des données : le bulletin de salaire ne doit pas être modifiable et son intégrité doit être confirmée par signature électronique.
• La confidentialité : le système adopté doit être conforme au Référentiel Général de sécurité, à savoir qu’un accès sécurisé et accessible par authentification doit être donné au salarié et ce système doit garantir qu’il n’y aura pas d’intrusion.

Les obligations de l’employeur

Adopter le bulletin de salaire dématérialisé implique 5 obligations pour l’employeur :

• Informer le salarié : si l’employeur peut désormais adopter librement ce système sans l’accord du salarié, il a néanmoins l’obligation de l’informer du changement de format au moins 1 moins à l’avance. Néanmoins, le salarié conserve le droit de s’y opposer et ce refus doit être consigné et notifié aux délégués du personnel le cas échéant.
• Assurer la confidentialité : c’est à l’employeur de s’assurer de la transmission confidentielle des données sur le compte du salarié. Le choix du bon prestataire de conservation et de transfert de données est donc primordial.
• Assurer la disponibilité du bulletin de salaire : afin d’assurer la disponibilité du bulletin de salaire pendant les 50 ans légaux et jusqu’au 75 ans du salarié, l’employeur doit être en mesure de le faire pendant tout l’exercice de l’entreprise. Ainsi, en cas de cessation d’activité, l’employeur doit en informer les employés 3 mois à l’avance pour qu’ils puissent récupérer leurs données.
• Lier le document au compte CPA du salarié : c’est à l’employeur de faire les démarches nécessaires pour que le bulletin de salaire soit relié au CPA du salarié.

Les bénéfices pour l’employeur

La fonction RH de votre entreprise trouvera de nombreux bénéfices aux bulletins de paie dématérialisés grâce à une gestion et une édition en quelques clics seulement. Ainsi, cette solution permet de :

• Gagner du temps et rendre les tâches administratives beaucoup plus simples
• Les documents stockés sur votre coffre-fort seront accessibles plus facilement
• Maitriser les coûts liés aux consommables et au fonctionnement du service RH
• Intégrer la dématérialisation dans vos logiciels de gestion de paie. En renseignant dans la fiche salarié l’option « coffre-fort » et son adresse mail, la gestion se fera automatiquement et le salarié sera automatiquement informé.

Si l’on considère tous les paramètres, le bulletin de paie dématérialisé est une façon pour l’employeur d’automatiser sa production avec peu de contraintes, une fois le système mis en place. La seule contrainte sera celle de convaincre les salariés réfractaires ou ayant des craintes et de les rassurer.